「Outlook for Windows」で受信したメールは、そのまま「Outlook for Windows」内に保存することができますが、フォルダを作成しておくと見やすく、重要なメールを探しやすくなります。
また、メールをファイルにしておくと、自分の好きな場所に保存することができて便利です。
「Outlook for Windows」で受信したメールは、EML形式とMSG形式で保存することができます。
MSG形式は「Outlook for Windows」専用なので、メールをそのまま保存したい場合や、大量のメールを管理するときなどに便利です。
こちらでは、「Outlook for Windows」のメールの保存方法やEML形式とMSG形式の違いについて解説します。
EML形式とMSG形式の違いとは？
Outlook for Windowsでメールを保存する際には、「EML形式」と「MSG形式」の2つが代表的な選択肢です。
どちらもメールをファイルとして残す方法ですが、対応ソフトの違いや保存される情報の細かさに差があります。
それぞれの特徴を理解して、保存の目的に合わせた形式を選ぶことが大切です。
EML形式とは？
EML形式は、多くのメールソフトで共通して使われている保存形式です。
Outlook for Windowsだけでなく、Gmail、Thunderbird、Apple Mailなど、さまざまなソフトで読み込みができるため、互換性の高さが最大の特徴です。
特徴：多くのメールソフトで読める汎用形式
EMLファイルは、1通のメールをテキスト形式で保存したもので、インターネット標準の形式（RFC822）に基づいています。
そのため、特定のメールソフトに依存せず、複数の環境で扱うことができます。
メリット：ソフトを選ばず開ける・加工しやすい
EML形式の強みは、その柔軟性と広い対応範囲にあります。たとえば以下のようなメリットがあります：
- Thunderbird、Apple Mail、Windowsメールなど、多くのソフトで開ける
- ファイルの中身はテキスト形式なので、エディタで中身を確認・加工しやすい
- 共有やバックアップ用として、汎用的に扱える
業務で他のソフトとやり取りする場合や、メールアーカイブのための長期保存にも適しています。
デメリット：Outlook for Windowsでは再現性が落ちることも
Outlook for WindowsでもEMLファイルを開くことは可能ですが、次のような点に注意が必要です：
- HTMLのレイアウトや装飾が崩れる場合がある
- 添付ファイルが正しく表示されないこともある
- 受信日時や差出人情報が一部欠けて見えるケースも
つまり、「読むことはできるが、完璧に元の状態とは限らない」というのがEML形式の弱点です。
MSG形式とは？
Outlook for Windowsでメールを保存する際に使われる代表的な形式のひとつが「MSG形式」です。
これはMicrosoft Outlook専用のファイル形式で、メールのあらゆる情報を忠実に保存できるのが特徴です。
特徴：Outlook専用のリッチな保存形式
MSG形式は、メール本文だけでなく、件名、差出人、受信日時、添付ファイル、さらにはフォントの書式やHTMLレイアウトなども一括で保存できます。
これは、Outlook for Windowsの構造に最適化された保存形式で、Outlook for Windowsで読み込めばまるで元のメールをそのまま開いたかのように表示されます。
メリット：元の状態をそのまま再現できる
MSG形式ならではの利点として、以下のようなポイントがあります。
- 書式や画像、リンクなども含めて、メールの見た目が完全に保たれる
- 添付ファイルもそのまま残るため、保存してあとで見返す際に便利
- MSGファイルをOutlook for Windowsにドラッグ＆ドロップすれば、簡単にメールとして復元可能
このように、業務メールや証拠保存など、「正確にメールの内容を残したい」という場面に最適です。
デメリット：他ソフトとの互換性が低い
使い方によっては注意が必要な点もあります。代表的なデメリットは次のとおりです：
- Outlook以外のメールソフトでは開けない（ThunderbirdやApple Mailなどでは非対応）
- ファイルを他人に送ったとき、相手もOutlookを使っていないと開けない可能性がある
- ファイル構造が特殊なので、内容をテキスト編集するのも難しい
つまり、Outlookユーザー間ではとても便利ですが、汎用性にはやや欠けるという弱点もあります。
右クリックでメールを保存する
「Outlook for Windows」のメールを右クリックで保存する方法をご紹介します。
PCの下部のタスクバーにある「スタートメニュー」を選択します。
「ピン留め済み」の中から「Outlook(new)」を選択します。
受信トレイを開きます。
【補足】
受信トレイ以外のフォルダ（送信済みアイテムや迷惑メール）のメールも保存できます。
保存したいメールを右クリックします。
今回は、一番上のメールを保存します。
「メニュー」の中から「名前をつけて保存」選択します。
今回は、EML形式で保存してみたいので、「EMLとして保存」を選択します。
今回は、「outlook EML形式」というフォルダを選択します。
「保存」ボタンを選択します。
↓
「保存済み」というメッセージが表示されます。
メールが保存されているか確認します。
「outlook EML形式」フォルダを開きます。
↓
メールが保存されていました。
保存されたメールは件名がファイル名になっています。
これで、「Outlook for Windows」のメールを右クリックで保存することができます。
その他の操作からメールを保存する方法
「Outlook for Windows」のメールを、その他の操作からメールを保存する方法をご紹介します。
PCの下部のタスクバーにある「スタートメニュー」をクリックします。
「ピン留め済み」の中から「Outlook(new)」をクリックします。
受信トレイを開いておきます。
保存したいメールを開きます。
今回は一番上のメールにします。
開いたメールの右上にある「…」（その他の操作）を選択します。
「メニュー」から「名前を付けて保存」を選択します。
今回は、MSG形式で保存してみたいので、「MSGとして保存」を選択します。
今回は、「outlook MSG形式」というフォルダを選択します。
「保存」ボタンをクリックします。
メールが保存されているか確認します。
「outlook MSG形式」フォルダを開きます。
↓
メールが保存されていました。
保存されたメールは件名がファイル名になっていて、最後に「.msg」が付いています。
これで、「Outlook for Windows」のメールをその他の操作から保存することができます。
「Outlook for Windows」で受信したメールは、そのまま「Outlook for Windows」内に保存することができますが、フォルダを作成しておくと見やすく、重要なメールを探しやすくなります。
また、メールをファイルにしておくと、自分の好きな場所に保存することができて便利です。
「Outlook for Windows」で受信したメールは、EML形式とMSG形式で保存することができます。
MSG形式は「Outlook for Windows」専用なので、メールをそのまま保存したい場合や、大量のメールを管理するときなどに便利です。
こちらでは、「Outlook for Windows」のメールの保存方法やEML形式とMSG形式の違いについて解説しました。
少しでもお役に立てれば嬉しいです。
